Gestão do conhecimento: Por que aplicar em sua empresa?

Gestão do conhecimento é um termo que vem comumente sendo utilizado dado à sua importância para o melhor funcionamento das organizações.

Mas o que é gestão do conhecimento?

A gestão do conhecimento nada mais é do que concentrar e armazenar todo o conhecimento gerado ou aprendido por sua corporação ao longo do tempo.

É proveniente do inglês “knowledge management” e, a princípio, pode parecer um tema complexo, mas na prática é, ou deveria ser, algo básico em toda e qualquer empresa.

Imagine a quantidade de dados que sua empresa compartilha e utiliza diariamente: e-mails, arquivos, documentos, apresentações, relatórios ou projetos.

Realizar a gestão do conhecimento é possuir uma base histórica com tudo isso, o que já foi realizado, as boas e as más práticas, o que deu certo ou não, o histórico de relacionamento com seus clientes, dentre tantas outras informações.

De forma isolada, esses itens podem parecer irrelevantes, porém, se pensarmos ao longo dos anos, todos esses arquivos são essenciais para o aprendizado e evolução da empresa.

Todo esse conhecimento armazenado é que será capaz de identificar ajustes, gargalos ou mesmo oportunidades de crescimento para o seu negócio.

É importante ressaltar que, o conhecimento não concentra-se unicamente na gestão.

O conhecimento está espalhado por toda a sua corporação e conseguir extrair estes dados de seus funcionários é essencial.

São eles que operam diariamente o negócio e com toda a certeza possuem dados e informações essenciais para o pleno funcionamento de sua empresa.

A gestão do conhecimento é composta basicamente por três (3) elementos essenciais que norteiam esse processo: dados, informações e conhecimento.

Dados

São basicamente registros ou valores adquiridos que ainda não foram trabalhados ou analisados.

Para exemplificar, podemos considerar uma base de dados cadastrais, onde dados de seus clientes como nome, e-mail, telefone, endereço e similares são armazenados.

Muito tem se falado com relação a este aspecto nos últimos anos e possuir uma base de dados limpa e em pleno funcionamento é crucial se tratando de GC.

Algumas empresas já possuem setores dedicados a essa etapa, em geral, a base de dados fica sob responsabilidade do setor de tecnologia da informação, mas sua alimentação é inerente a toda a corporação.

Informações

Essencialmente pode ser traduzido como a interpretação de dados. Ou seja, o dado por si só não é capaz de gerar informação, para que assim seja, é necessário uma análise deste material para que desta maneira surja a informação.

Um bom exemplo disso seria extrair sua base cadastral e metrificar qual a média de idade seus clientes, gênero, localidade em que residem e afins. Feito isso, você terá mensurado qual a média de idade de seus clientes, qual sua principal região de atuação, dentre tantos outros insights.

Conhecimento

É, por fim, a junção de ambos os aspectos, com dados e informações você conquista o conhecimento este, por sua vez, deve estar em constante atualização e revisão.

As pessoas mudam, padrões mudam e com sua empresa também é assim.

Qual a sua importância?

A análise de todo o conhecimento organizacional é fundamental para o sucesso empresas, mas você sabe qual a importância da gestão do conhecimento para a sua organização?

Uma operação de GC funcionando plenamente dentro da empresa traz resultados enormes.

O processo de análise de dados vai muito além de um armazenamento de informações e conhecimento, a análise possibilita identificar pontos de melhoria para otimizações, brechas mercadológicas, e oportunidades de crescimento tornando desta maneira mais lucrativa toda a equação.

Com o aumento da lucratividade, previsibilidade de erros e redução de custos com produtos, as corporações podem investir em seu capital intelectual.

Lembrando que, o capital humano, é elemento essencial de todo esse processo.

É através das pessoas  que todas as engrenagens funcionam, cada detalhe, cada dado, cada informação armazenada em seu cérebro que compõe sua corporação.

Trabalhar a GC é consequente desenvolver pessoas e incentivá-las a evoluir.

Sua empresa é responsável por realizar a gestão destas pessoas e manter o conhecimento dentro de sua corporação.

Como aplicar a Gestão do Conhecimento?

Tendo em mente que a importância dos funcionários neste processo, é necessário compreender quais os desafios a GC apresenta e como incentivar seus colaboradores.

A ausência de abertura para que as pessoas expressam seu conhecimento pode ser extremamente prejudicial, para solucionar esta questão, deixe bem claro que sua corporação está aberta a sugestões e ao diálogo constante.

Estimule reuniões, células de trabalho em conjunto e a troca de informações entre os setores.

Além disso, o processo de redigir todos esses dados e informações deve ser estimulado, por vezes, algumas pessoas podem não possuir familiaridade com a escrita, para solucionar essa questão disponibilize ferramentas ou mesmo cursos rápidos sobre o tema aos seus colaboradores.

Faça um direcionamento básico, oriente sobre a criação de pautas pós-reuniões, formalização de conversas telefônicas importantes via e-mail.

Implemente uma espécie de manual de cada setor, solicite que cada membro de sua equipe, ou departamento coloque literalmente no papel suas atividades diárias com orientações para seu desempenho.

Feito isso, é hora de planejar onde armazenar todos esses materiais!

Atualmente existem diversos sistemas de gestão de dados gratuitos e extremamente úteis para o armazenamento destas informações: Google Drive, Trello, Meister Task, One Drive, ou mesmo, o Slack.

Boas opções para armazenamento em nuvem, registro de atividades e conversas.

Podemos concluir que a gestão do conhecimento visa identificar as habilidades que sua empresa precisa desenvolver para seu melhor funcionamento.

Proporciona desta maneira uma melhor gestão corporativa, otimizando processos e consequentemente aumentando o investimento em propriedade intelectual.

Ou seja, cada vez que sua empresa corrige erros e apresenta soluções mais eficazes a otimização do tempo torna-se consequência, desta maneira, sua corporação obtém mais tempo para analisar dados e investir em capacitação.

A introdução desta nova cultura é um processo trabalhoso e à primeira vista um pouco difícil, realmente, o primeiro passo para esta mudança pode causar resistências e encontrar dificuldades nos primeiros meses.

Porém, passar por essa etapa e colher os frutos da gestão do conhecimento e suas vantagens competitivas é o grande objetivo.